Majitele luxusního apartmánového domu v Černé v Pošumaví donutil nedostatek spolehlivých zaměstnanců k vývoji nové přelomové aplikace. Tu používá pro mnoho činností souvisejících s organizací ubytování a úklidu. Díky tomu ročně ušetří miliony korun a neztrácí čas s hledáním zaměstnanců. Nepotřebuje nespolehlivé recepční a své zaměstnance má pod dokonalým dohledem.
Odhadem jeden milion korun zatím ušetřil Petr Beneš, majitel apartmánového domu LakeSide Apartments v Černé v Pošumaví díky unikátní, nové aplikaci od firmy TECH FASS s.r.o., která zastane práci několika lidí související s jeho podnikáním, především s ubytováním hostů. Aplikace umí rezervovat termíny ubytování, všechny činností související se samotným ubytováním, organizací úklidu, supluje úlohu recepční atd. Často nespolehlivé zaměstnance, kteří zastávali tuto práci, Petr Beneš díky aplikaci nepotřebuje. Průlomová aplikace bude znamenat pravou revoluci v cestovním ruchu. „Aplikace cílí na redukci lidských zdrojů nutných při poskytování krátkodobého ubytování a služeb, zejména recepční. Automatizuje celý proces od online objednání ubytování klienta, generování přístupového kódu dle jeho rezervace, přes check in i managment úklidu. Což mimo jiné umožňuje samoobslužnou formu ubytování,“ uvádí Petr Beneš.
Ten vlastní moderní, zbrusu nový dům s 22 apartmány na břehu lipenského jezera v Černé v Pošumaví. Vedle toho provozuje více než 10 let zdejší kemp Jestřábí I. Nový systém mu zásadně pomáhá v obou provozech. Díky této novince přestal mít problém s hledáním kvalitních, loajálních zaměstnanců. „Díky Techfass řešení WeBook&WeBhit jsem zefektivnil práci natolik, že jsem na LakeSide ušetřil 3 pracovní místa – provozní, asistent a recepční a výrazným způsobem jsem zefektivnil práci uklízeček, které mají díky přístupu do systému jasné informace kde, kdy a kolik osob má být ubytováno, rovněž se zjednodušil režim přebírání a předávání ubytování, kdy po odjezdu klienta, je okamžitě zobrazen statut checkout a tím uklízečka nemusí pracně zjišťovat, kdy klient odjede, prostě to vidí na displeji,“ vypočítává Petr Beneš. „Systém je flexibilní, lze ho použít od chalupy přes penziony až po hotely. Řešení se skládá jednak z fyzických prvků pro vstup typu klávesnice, čtečky, interkomy, kartičky, náramky a k tomu jsou webové aplikace – online služby, běžící na Cloudu TECH FASS,“ doplňuje.
Důležité je, že okamžitou informaci o stavu ubytování má taky on, jako majitel. Uklízečka po úklidu změní statut na uklizeno a následně, když je znám nový počet klientů se změní na připraveno. „Ti, co poskytují ubytovací služby, znají kolik času takovýto management ušetří. Na kempu jsme zefektivnili procesy natolik, že potřebujeme pouze asistenta na telefonu, který je klientům nápomocný v případě konkrétních dotazů,“ vysvětluje.
Další úsporou je automatická tvorba faktur, potvrzení o platbách a samozřejmě přehledy podle zvolených kritérií. Petr Beneš tak má okamžitě k dispozici veškerá data, která potřebuješ k vyhodnocení finanční situace a potenciálních rizik v reálném čase. Všem, kdo daný systém využívá, stačí zařízení, na kterém lze pustit webový prohlížeč – tj. mobilní telefon, tablet, notebook, PC. Mezi ony webové aplikace patří služba WebHit (základní služba pro ovládání fyzických prvků pro přístup), WeBook (rezervační-recepční systém) a Minutka pro rezervaci služeb jako je wellness, sportoviště a jiné služby.
Podle Beneše je výhodou celistvost a modularita řešení. „Tedy skloubení fyzických prvků pro přístup, online software a možnosti vzdálené správy a ovládání, vám najednou nahradí kombinaci managera/vlastníka a recepční,“ uvádí. V případě poskytování ubytování se přístupová práva hostů nastaví automaticky – prostě jen pro daný pokoj, společné vchody a jen na danou dobu. A je jedno, zda použije kód, kartičku nebo mobilní telefon.
Petr Beneš je nyní spokojený, že nemusí být závislý na žalostné situaci s dostatečně kvalitními a kvalifikovanými lidmi na trhu. „Prostě je nepotřebujeme.“
Díky novému pomocníkovi odpadá také chybovost a stres. Systém, který nabízí různé “role” pro jeho obsluhu, jenž mají různá omezení v tom, co v systému udělat smějí nebo nesmějí. Tedy, vedle vlastní role “vlastníka” si můžete nominovat recepční, správce, montéra, nebo i jenom obyčejného uživatele. „Tím máte jistotu, že každý může vykonávat činnost dle jemu svěřených kompetencí.“ Další příklad je management úklidu. Stačí se podívat na kalendář, zda jsou pokoje připravené nebo nikoli. „Další využití je samozřejmě evidence pracovní doby a času stráveného v jednotlivých prostorách. Tím získávám možnost porovnání efektivity práce jednotlivých zaměstnanců,“ vysvětluje Beneš.
Systém využívá jeden rok. „Odhaduji, že jsem na mzdových nákladech ročně ušetřil 950.000,- Kč. Náklady na běh systému jsou marginální. Díky modularitě systému, si svoji variantu najde každý. Sympatická je i cenová politika, ta vychází z počtu jednotek, kdy například 60 obsluhovaných jednotek (pokojů, kempových míst apod.) stojí měsíčně necelých 2.100 Kč. Na druhé straně je systém výhodný i pro majitele jedné chalupy, kdy 2100 kč stojí celý rok.“
Firma TECH FASS je rodinná firma s bohatou tradicí v přístupových systémech, kde si majitelé oblíbili Lipensko. Vývoj aplikace trval 6 let a podílelo se na něm 5 lidí. Na systémech TECH FASS běží například pivovar Staropramen, Univerzita Palackého v Olomouci, řešení přístupu v hotelu Imperial, ale také nespočet rezidenčních projektů od developerů Finep, Central Group a další projekty.
